Przed sześcioma laty zapadło, brzemienne w skutkach, orzeczenie Naczelnego Sądu Administracyjnego pozbawiające obywateli wiedzy o prowadzonej przez władze korespondencji mailowej. Wracamy do tego tematu na przykładzie pewnego spotkania, które odbyło się niedawno w Kancelarii Prezydenta RP.

W środku burzy związanej z nowelizacją ustawy o IPN do opinii publicznej dotarła informacja o spotkaniu, które odbyło się w siedzibie Prezydenta w dniu 6 marca. Wcześniej, portal Onet.pl poinformował o notatce sporządzonej przez pracowników Ministerstwa Spraw Zagranicznych, z której wynikało, że USA „zamrażają” spotkania z polskimi politykami wysokiego szczebla. Spotkanie w Kancelarii Prezydenta, w którym wziął udział m.in. Prezes Rady Ministrów i Minister Spraw Zagranicznych, a które odbyło się kolejnego dnia, zostało przez część opinii publicznej odebrane jako spontaniczna reakcja na informacje o relacjach polsko-amerykańskich. Co miało potwierdzać, że faktycznie taki problem istnieje.

Próba weryfikacji spotkania w Kancelarii Prezydenta

Kancelaria Prezydenta wydała jednak oświadczenie, w którym stwierdziła, że spotkanie było dawno zaplanowane i nie dotyczyło kwestii stosunków polsko-amerykańskich. Chociaż i ten temat musiał przecież pojawić się w związku z planowaną na kolejne dni wizytą prezydenckiego ministra Krzysztofa Szczerskiego w USA. Postanowiliśmy zweryfikować to oświadczenie na podstawie dokumentów źródłowych.

Wysłaliśmy do Kancelarii Prezydenta wniosek o udostępnienie następujących informacji:

  1. Kopii pism dotyczących organizacji spotkania w dniu 6 marca br. , o którym mowa w notatce na stronie KPRP
  2. Daty ustalenia terminu spotkania, o którym mowa w pkt 1 wniosku
  3. Kopii notatek z przebiegu spotkania i innych dokumentów, które były przedmiotem dyskusji w trakcie spotkania, o którym mowa w pkt 1
  4. Daty rezerwacji oraz wykupu biletu lotniczego dla Pana Krzysztofa Szczerskiego w celu udania się z wizytą do Stanów Zjednoczonych w dniu 7 marca br.

Weryfikacja nie jest możliwa

Kancelaria Prezydenta odpowiedziała na wniosek 20 marca. Wątpliwości jednak pozostały.
Okazuje się bowiem, że „korespondencja dotycząca kwestii organizacji spotkania prowadzona była w trybie roboczym drogą elektroniczną, w konsekwencji nie jest nośnikiem informacji publicznej.” Dalej następuje właśnie przywołanie orzeczenia NSA z 21 czerwca 2012 r. Dostęp do tej korespondencji wydaje się jednak kluczowy dla określenia tematyki spotkania, bowiem „z przebiegu spotkania nie zostały sporządzone notatki. Spotkanie miało charakter roboczy, a przedmiotem dyskusji nie były żadne konkretne dokumenty.”

Wygląda więc na to, że tylko w owej korespondencji elektronicznej szukać należy odpowiedzi na pytanie jakie tematy były poruszane podczas spotkania. Na stronie Prezydenta mowa jest o tym, że głównym tematem spotkania była „koordynacja działań rządu i ośrodka prezydenckiego w sprawie inicjatywy Trójmorza”. Co ciekawe, w notatce sporządzonej po spotkaniu w ogóle nie pojawia się wątek „amerykański”. Mowa jedynie o „kwestiach międzynarodowych”.

Może dziwić, że nie wspomniano o sprawach relacji polsko-amerykańskich skoro minister Szczerski wybierał się następnego dnia z wizytą do USA, a w spotkaniu uczestniczył również Premier Mateusz Morawiecki. Zgodnie z informacją udzieloną przez Kancelarię termin tego spotkania został „zaproponowany w dniu 15 lutego 2018 r.”, a „bilet lotniczy został zarezerwowany w dniu 27 lutego 2018 r.” i wykupiony następnego dnia.

Cenna lekcja dla urzędników

W przywołanym orzeczeniu, NSA napisał w uzasadnieniu m.in. że

korespondencja, w tym także mailowa osoby wykonującej zadania publiczne, z jego współpracownikami nie jest informacją publiczną, nawet jeżeli w jakiejś części dotyczy wykonywanych przez tę osobę zadań publicznych. Korespondencja taka nie ma jakiegokolwiek waloru oficjalności, a nawet jeśli zawiera propozycje dotyczące sposobu załatwienia określonej sprawy publicznej mieści się w zakresie swobody niezbędnej dla podjęcia prawidłowej decyzji po rozważeniu wszystkich racji przemawiających za różnorodnymi możliwościami jej załatwienia.”

Co to oznacza w praktyce? To, że urzędnicy mogą prowadzić korespondencję mailową bez obaw, że będą musieli ją udostępnić. Lepiej nie robić notatek ze spotkań i tworzyć oficjalnych dokumentów. Na marginesie, może dziwić, że „Inicjatywa Trójmorza” nie doczekała się żadnego dokumentu.
Nie trzeba chyba specjalnie podkreślać, że w roku 2018 korespondencja mailowa jest standardem komunikacji również w sektorze rządowym. Wygląda na to, że im większy postęp technologiczny tym mniejsza przejrzystość.

Chcemy zmienić to złe orzecznictwo. Idziemy ze skargą do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie. Nie możemy pozwolić, żeby prowadzenie korespondencji mailowej oznaczało automatyczne utajnienie jej treści.